Как перевести документ из Word в Excel

Поделиться

Для облегчения работы и автоматизации подсчетов пользователи часто конвертируют файлы из одного формата в другой. Для получения наилучшего результата нужно знать, как документ Ворд перевести в Эксель.

Как документ Word перевести в Excel

Чтобы сделать процесс быстрым и надежным, применяют следующие методы:

  • копирование информации;
  • продвинутое копирование информации;
  • изменение при помощи сторонних утилит;
  • конвертация посредством web-ресурсов.
как документ ворд перевести в эксель

Преобразование списка

Ответ на вопрос о том, как перевести документ из Excel в Word, подразумевает подготовку файла к переносу из одного приложение в другое. Для перемещения большого количества информации требуется предварительное редактирование во избежание ручного преобразования таблицы в MS Excel.

Чтобы облегчить процесс переноса, необходимо:

  • установить для текста одинаковое форматирование;
  • исправить знаки пунктуации.
как перевести документ из excel в word

Копирование информации

Каждый пользователь справится с копированием информации из Word в Excel. Ситуация осложняется тем, что вставляемый текст будет выглядеть не всегда красиво. После вставки пользователю необходимо отформатировать его в табличном процессоре для его структурированного расположения на листе.

Для копирования и последующей вставки текста в Excel необходимо выполнить действия в следующем порядке:

  1. Выделить текст в MS Word.
  2. Скопировать выделенное любым способом: нажать сочетание клавиш «CTRL+C»; правой кнопкой мыши – «Копировать»; активировать пиктограмму «Копировать» в блоке «Буфер обмена».
  3. Открыть MS Excel.
  4. Сделать активной ячейку, в которой расположится текст.
  5. Вставить текст любым способом: «CTRL+V»; правой кнопкой мышки – «Вставить»; активировать пиктограмму «Вставить» в блоке «Буфер обмена».
  6. Раскрыть пиктограмму, которая появляется после вставки текста, и выбрать пункт «Сохранить исходное форматирование».
  7. Для придания тексту структурированного вида увеличить ширину столбца и произвести форматирование клетки посредством инструментария в блоке «Шрифт» и «Выравнивание» на вкладке «Главная».
Как документ Word перевести в Excel

Продвинутое копирование информации

Наш сайт предлагает воспользоваться советами профессионалов при дублировании сведений из одного приложения в другое.

Импорт данных

MS Excel позволяет работать с файлами иного расширения, а именно импортировать их. Поэтому важно понимать, как перевести документ из Ворда в Эксель. Для импорта таблицы, созданной в MS Word, необходимо выполнить этот алгоритм действий.

  • Открыть файл в MS Word.
  • Выделить таблицу.
  • Перейти на вкладку «Макет».
  • Раскрыть блок «Данные» и выбрать пиктограмму «Преобразовать в текст».
Как документ Word перевести в Excel
  • В окне «Преобразование в текст» установить переключатель на пункт «Знак табуляции».
Как документ Word перевести в Excel
  • Подтвердить действие через нажатие на «Ок».
  • Перейти на вкладку «Файл».
  • Выбрать пункт «Сохранить как» – «Документ Word».
Как документ Word перевести в Excel
  • Указать место сохранения преобразованной таблицы и имя файла.
  • В поле «Тип файла» указать опцию «Обычный текст».
Как документ Word перевести в Excel
  • Подтвердить действие через «Сохранить».
  • В окне преобразования файла не нужно изменять настройки, только запомнить кодировку, в которой текст сохраняется.
Как документ Word перевести в Excel
  • Нажать «Ок».
  • Запустить MS Excel.
  • Активировать вкладку «Данные».
Как документ Word перевести в Excel
  • В блоке «Получить внешние данные» кликнуть на пиктограмму «Из текста».
  • В открывшемся окне пройти по пути сохранения файла, выделить его и нажать «Импорт».
Как документ Word перевести в Excel
  • В окне «Мастер текстов» на первом шаге установить переключатели «С разделителями» и указать кодировку файла, в которой он сохранен.
Как документ Word перевести в Excel
  • Кликнуть «Далее».
  • В блоке «Символом-разделителем является» установить переключатель на опцию «Знак табуляции».
Как документ Word перевести в Excel
  • Нажать «Далее».
  • Указать формат информации в каждом столбце. Для этого конкретный столбец выделяется в блоке «Образец разбора данных», и выбирается необходимый формат из представленных четырех.
Как документ Word перевести в Excel
  • Нажать «Готово», когда форматирование окончено.
  • При открытии окна «Импорт данных» необходимо указать ячейку, с которой начинает формироваться таблица при вставке (левую верхнюю ячейку будущей таблицы): указать ячейку можно вручную или нажать на пиктограмму, скрывающую окно и отображающую лист, где следует активировать нужную клетку.
Как документ Word перевести в Excel
  • После возврата в «Импорт данных» нажать «Ок».
Как документ Word перевести в Excel
  • Таблица импортирована из текстового процессора в табличный.
Как документ Word перевести в Excel
  • По окончанию процедуры импорта пользователь форматирует таблицу по усмотрению.

Продвинутое копирование данных

Представленный метод аналогичен алгоритму «Импорт данных». Разница заключается в проведении подготовительных работ. Как перевести с Ворда в Эксель, чтобы сохранить максимально аккуратный вид копируемой информации? Чтобы подготовить текст, таблицы и списки к копированию, необходимо автоматизированно удалить лишние абзацы:

  • нажать «CTRL+H» для вызова окна «Найти и заменить»;
  • в поле «Найти» указать строчку «^p^p». Записать без кавычек. Если список задан в одну строку, то в вышеозначенном поле прописывается «^p»;
  • в поле «Заменить на» указать знак разделения – символ, который ранее не использовался в тексте, например, «/».
  • кликнуть на «Заменить все».
Как документ Word перевести в Excel

Примечание. Текст объединяется. Пункты списка и абзацы разделяются указанным символом.

Далее пользователь возвращает список в презентабельный вид. Чтобы добиться поставленной цели, следует:

  • нажать «CTRL+H» для вызова окна «Найти и заменить»;
  • в поле «Найти» указать выбранный символ разделения, например «/» (записать без кавычек);
  • в поле «Заменить на» указать строку «^p»;
  • подтвердить замену посредством нажатия на «Заменить все».
Как документ Word перевести в Excel

После подготовительного этапа необходимо следовать алгоритму «Импорт данных».

Преобразование таблицы

Важно знать, как перевести документ Excel в документ Word, в частности дублировать таблицу из текстового процессора в табличный. Перемещение таблицы из одного приложения в другое осуществляется по алгоритму:

  • копирование объекта;
  • редактирование таблицы.
Как документ Word перевести в Excel

Копирование

Копируем таблицу из Word в Excel.

  • Навести курсор в верхний левый угол таблицы в MS Word. Курсор примет вид плюса со стрелочками на конце.
Как документ Word перевести в Excel
  • Нажать на «Плюс» таблицы. Все элементы выделены.
  • Скопировать объект удобным способом.
  • Открыть MS Excel.
  • Кликнуть на ячейку, которая будет находиться в левом верхнем углу таблицы.
  • Вставить объект.
  • Выбрать режим вставки:
  • сохранить форматы оригинала (общее форматирование объекта сохраняется) – следует подобрать ширину столбцов для размещения видимого текста;
Как документ Word перевести в Excel
  • использовать форматы конечных ячеек (применяется форматирование, присущее всему листу в книге) – пользователь устанавливает форматы по усмотрению.

Редактирование

При вставке объекта из MS Word в MS Excel возникают ситуации, когда у таблицы непрезентабельный вид.

Как документ Word перевести в Excel

Для расположения информации в отдельных столбцах следует:

  • скопировать и вставить объект в табличный процессор;
Как документ Word перевести в Excel
  • выделить столбец, который требует преобразования;
Как документ Word перевести в Excel
  • перейти на вкладку «Данные»;
  • кликнуть на пиктограмму «Текст по столбцам».
  • при открытии «Мастера текстов» установить опцию «С разделителями» и нажать на «Далее».
Как документ Word перевести в Excel
  • в блоке «Символы-разделители» выбрать подходящий разделитель и установить переключатель;
Как документ Word перевести в Excel
  • выбрать формат данных для каждого столбца на шаге 3 «Мастера текстов»;
Как документ Word перевести в Excel
  • после указания опций нажать на «Готово».

Конвертация таблицы с помощью приложений

Конвертировать табличную информацию возможно двумя способами:

  1. посредством приложений;
  2. посредством web-ресурсов.
Как документ Word перевести в Excel

Для конвертации таблицы из Word в Excel следует найти специализированное приложение. Хорошие отзывы получила утилита Abex Excel to Word Converter. Чтобы воспользоваться программным продуктом, необходимо:

  • открыть утилиту;
  • кликнуть на пиктограмму «Add Files»;
Как документ Word перевести в Excel
  • указать путь к сохраненному файлу;
Как документ Word перевести в Excel
  • подтвердить действие через нажатие на «Открыть»;
  • в раскрывающемся списке «Select output format» выбрать расширение для конечного файла;
Как документ Word перевести в Excel
  • в области «Output setting» указать путь, куда сохранится конвертированный файл MS Excel;
Как документ Word перевести в Excel
  • для начала конвертирования нажать на пиктограмму «Convert»;
Как документ Word перевести в Excel
  • после окончания конвертации открыть файл и работать с электронной таблицей.

Конвертирование посредством онлайн-ресурсов

Чтобы не устанавливать на компьютер стороннее ПО, пользователь вправе применить возможности web-ресурсов. Специализированные сайты оснащены функционалом для конвертации файлов из Word в Excel. Чтобы воспользоваться подобным инструментарием, следует:

  • открыть браузер;
Как документ Word перевести в Excel
  • ввести в поисковую строку запрос о конвертации файлов;
  • выбрать понравившийся web-ресурс.

Пользователи оценили качество и быстродействие конвертации на сайте Convertio. Перевод файла из Word в Excel представляет собой следующий алгоритм действий.

  • Перейти на web-ресурс.
  • Указать файл, требующий конвертации, одним из способов: нажать на кнопку «С компьютера»; перетянуть файл из папки, зажав левую клавишу мыши; активировать сервис «Dropbox» и загрузить файл; загрузить файл из Google Drive; указать ссылку для предварительного скачивания файла.
  • После загрузки файла на web-ресурс указать расширение при активации кнопки «Подготовлено» – «Документ» (.xls, .xlsx).
  • Кликнуть кнопку «Преобразовать».
  • После завершения конвертирования нажать на «Скачать».
  • Файл скачан на устройство и готов к обработке.

Перевод файла Word в Excel происходит просто и быстро. Однако ручное копирование сохраняет исходное форматирование, при таком способе пользователю не нужно тратить время на приведение файла в нужный вид.

Хочешь больше? Подпишись на наш Telegram.

Приложения к статье

Версия 2.1.0.20601
Версия 8.50 (61.05 МБ)
Версия 4.0 Build 9380 (10.46 МБ)
Читайте также

Никто не оставил комментарии или отзывы